به مجموعه تجهیزات نصب شده در اتاق کنفرانس برای ارائه‌ی مطالب سیستم اتاق کنفرانس می‌گویند. سیستم‌های اتاق کنفرانس بسیار متفاوت هستند. ساده ترین اتاق‌های کنفرانس متشکل از چندین میکروفون ثابت شده روی میز هستند. در ادامه به سایر تجهیزات اتاق کنفرانس نیز خواهیم پرداخت. اتاق کنفرانس شرکت شما شاید بخشی باشد که عموم مردم به آن دسترسی ندارند اما این اتاق اثرات بسیار مثبتی را در میان همکاران شما ایجاد خواهد کرد.
تجهیزات مورد نیاز در اتاق کنفرانس
تجهیزات اتاق کنفرانس می‌توانند بسته به نیازها و امکانات مورد نظر متفاوت باشند، اما چند تجهیزات اساسی و مهم وجود دارند:
سیستم صوتی:
میکروفون‌ها: برای گرفتن صداها از شرکت‌کنندگان.
بلندگوها: برای پخش صدا به شکل روان و واضح.
صفحه نمایش صوتی: جهت کنترل صدا و انتخاب کننده مناسب.
سیستم تصویری:
دوربین: برای ارتباط تصویری در جلسات آنلاین.
نمایشگر: جهت نمایش ارائه‌ها، اسلایدها و تصاویر.
سیستم ویدئوکنفرانس: جهت ارتباط تصویری با افراد حاضر یا از راه دور.
سیستم کنترل:
کنترل از راه دور: جهت کنترل نمایشگر، صدا، ویدئو و سایر تجهیزات.
سیستم‌های هوشمند: برای اتصال به دیگر دستگاه‌ها و اتوماسیون اتاق.
میز کنفرانس:
میز و صندلی‌های مناسب: برای راحتی شرکت‌کنندگان.
پورت‌ها و اتصالات: برای اتصال دستگاه‌های شخصی به تجهیزات اتاق.
اتاق کنترل:
تجهیزات اتصال به شبکه: جهت اتصال به اینترنت و دیگر دستگاه‌ها.
تجهیزات ایمنی: برای حفاظت از اطلاعات و امکانات اتاق.
نرم‌افزارها و سرویس‌ها:
نرم‌افزارهای ویدئوکنفرانس: برای اتصال به جلسات آنلاین.
نرم‌افزارهای اشتراک اسناد: برای ارائه و مشارکت در اسناد.
توجه داشته باشید که این تجهیزات ممکن است بسته به اندازه و نوع اتاق کنفرانس، نیازها و بودجه متغیر باشند.
آیا اتاق کنفرانس همان اتاق جلسات است؟
بسیاری از افراد اتاق جلسات را با اتاق کنفرانس یکسان می دانند؛ این در حالی است که با توجه به معنا و مفهوم یکسان آن‌ها، باز هم تفاوت‌هایی بین این دو اتاق وجود دارد. اتاق جلسه، در واقع اتاق‌های بسیار کوچکی هستند که برای چهار تا شش نفر استفاده می‌شوند. در مقابل اتاق کنفراس بسیار بزرگتر از اتاق جلسه است و افراد بیشتری را هم در خود جای می دهد.
افراد از اتاق کنفرانس برای جلسات رسمی بزرگ استفاده می کنند. در این اتاق مکان مخصوصی برای سخنرانی یک نفر در جهت آموزش یا ارائه مطلبی تعبیه شده است. در صورتی که اتاق جلسه بیشتر برای مدیران داخلی که برای کار های روزمره نیاز به هماهنگی دارند، استفاده می‌گردد. توجه کنید که بسیاری از تجهیزات اتاق کنفرانس، در اتاق جلسه هم تعبیه می شود.
تجهیزات اتاق کنفرانس باید چگونه باشد؟
با توجه به اهمیت اتاق کنفرانس و تفاوت آن با قسمت های دیگر شرکت، قطعا باید ویژگی های اتاق کنفرانس خاص تر باشد. برای آن که بتوانید بهترین و استاندارترین اتاق کنفرانس را طراحی کنید، باید تمامی کارها را بر اساس برنامه ریزی و نظم خود انجام دهید.
نکات مهمی برای طراحی اتاق کنفرانس وجود دارد که باید حتما به آن توجه کنید. این که اتاق دارای وای‌فای است یا این که امکانات صوتی و تصویری آن چگونه طراحی می شود، جزو نکات مهمی است که در این بخش به آن ها می پردازیم. بنابراین اگر می‌خواهید اتاق کنفرانس شما کاملا استاندارد باشد، حتما به موارد زیر توجه کنید:
ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس
ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس یکی از مهمترین مشخصه‌های اتاق کنفرانس است. ابعاد این اتاق باید به گونه ای طراحی شوند که برای افراد داخل سالن جای مناسبی را ایجاد کند. به این صورت که اگر تعداد نفرات در جلسات، بیشتر از ۱۰ نفر باشد، باید ابعاد کوچکتری را استفاده کنید. اما برای کسانی که جلسات پر تعدادی را برگذاری می کنند، باید سالن بزرگتری را برای این کار اختصاص دهید.
توجه کنید که بهترین و مدرن‌ترین اتاق را برای کنفرانس انتخاب کنید. همچنین توجه داشته باشید که اتاق کنفرانس، باید جایی به دور از رفت و آمد افراد باشد. همچنین ابعاد باید به گونه‌ای طراحی شوند که افراد در زمان‌های طولانی مدت خستگی احساس نکنند. ابعاد سالن باید به شکلی انتخاب شود که بین هر ردیف صندلی، محلی برای رفت و آمد آسان هم وجود داشته باشد.
سیستم صوتی اتاق کنفرانس
دومین ویژگی مهمی که باید حتما به آن توجه کنید، سیستم صوتی اتاق کنفرانس است. به طور کلی سیستم صوتی به کار گرفته شده در اتاق کنفرانس در سه دسته زیر قرار می گیرد:
ویدئو کنفرانس: یکی از مهمترین تجهیزات در اتاق کنفرانس مدرن، استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس است. بر اساس این سیستم، فرد می‌تواند به راحتی در حین صحبت کردن، تصاویر مربوط را روی صفحه نمایشگر بزرگ داخل اتاق به اشتراک بگذارد. همچنین در حال حاضر این امکان هم فراهم شده است که به طور مستقیم از راه دور هم امکان کنترل روی صفحه وجود داشته باشد.
سیستم رای گیری: بسیاری از اوقات در جلسات مهم و تقریبا شلوغ، نیاز به رای گیری از تمامی اعضا می شود؛ اما به دلیل کمبود وقت و عدم رای گیری آسان، این کار زمان زیادی را صرف می کند. بنابراین با وجود سیستم رای گیری، افراد می توانند بدون نیاز به کاغذ و اخذ رای، به طور الکترونیکی رای خود را ثبت کنند.
سیستم صوتی اتاق کنفرانس: در تمامی اتاق های کنفرانس، حتما از میکروفون استفاده می‌شود؛ چرا که افراد ممکن است که در هنگام جلسه، نظرات خود را ارائه کنند. این کار هم تنها از راه میکروفون اتاق کنفرانس انجام می‌شود. بنابراین حتما این تجهیزات صوتی را فراموش نکنید.
برای خرید ویدئو کنفرانس و سیستم کنفرانس یالینک با مشاوران گلیک تماس بگیرید
))
))
))
))
))
))
))
))
))
))
))
نظرتان را درباره این مطلب بنویسید !
ارسال دیدگاه